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Politique de confidentialité

Cette clause de confidentialité a pour but de vous aider à comprendre quelles données personnelles nous rassemblons chez Bel&Bo, à la fois des collaborateurs que des clients/contacts.
Nous vous expliquerons pourquoi nous rassemblons ces données et ce que nous en faisons mais nous voulons surtout aborder quelques principes fondamentaux concernant le traitement de ces données personnelles.

En général

Il est primordial pour nous que chaque collaborateur et chaque client/contact puisse nous faire confiance. Notre objectif est de protéger au maximum la vie personnelle. Afin de pouvoir faire notre travail le mieux que possible et de livrer le service optimal nécessaire, nous devons rassembler certaines données personnelles concrètes de nos collaborateurs et de nos clients.
Cela va de soi que nous traitons ces données avec prudence et que nous les gérons de façon respectueuse et vigilante.

La responsabilité de Bel&Bo concernant vos données personnelles

Comme vous le savez, ou peut-être pas encore, nous rassemblons en interne les données de chaque collaborateur/collaboratrice. Ces données sont conservés dès que vous sollicitez chez Bel&Bo, au moment où nous recevons votre cv ou lettre de motivation.
A partir du moment que vous êtes recruté, un dossier personnel est rédigé et nous y gardons toutes vos données personnelles. Nous avons besoin de ces données pour établir votre contrat de travail et pour vous envoyer la fiche de salaire correcte. Il s’agit par exemple de votre nom, votre adresse, votre sexe, votre état civil, si vous aves des enfants à charge, les noms de vos enfants si de d’application, votre numéro de compte en banque, etc.

Au cas où des entretiens d’évaluation auraient lieu, les rapports faits à ce sujet sont conservés dans votre dossier. La majorité des données est conservée de façon digitale mais occasionnellement certains documents sont mis par écrit et ajoutés au dossier personnel.
Il est évident que nous faisons tout notre possible pour traiter et gérer ces données de façon respectueuse et vigilante. C’est pourquoi uniquement les personnes qui ont besoin de ces données ont accès aux données. Les dossiers en papier sont conservés en sécurité dans une armoire verrouillée par les responsables du service personnel, les informations électroniques sont également sécurisées.

Votre responsabilité concernant les données de clients

Comme le proverbe le dit « la solidité d’une chaîne n’excède pas celle de son maillon le plus faible », ce qui signifie que la totalité ne sait pas être plus fort que sa partie la plus faible. Nous pouvons également appliquer ce proverbe chez Bel&Bo : nous pouvons faire tout le possible – juridiquement, au niveau informatique et en pratique – pour gérer consciencieusement les données personnelles, mais si un collaborateur traite ces données de façon irresponsable, ceci peut mener à une fuite d’informations et tout le travail n’a servi à rien.

Chaque membre du personnel porte donc une certaine responsabilité. Le « General Data Protection Regulation (GDPR) », la nouvelle règlementation Européenne concernant la protection de données personnelles, n’a pas pour but d’augmenter la charge de travail. Elle nécessite cependant bien un certain changement d’état d’esprit, mais en faisant seulement quelques petits changements, un résultat positif est facilement atteint.

Nous avons réfléchi en tant qu’entreprise comment Bel&Bo peut intégrer cette clause de confidentialité dans ses processus d’entreprise. A cet effet nous avons élaboré quelques principes fondamentaux qui devront être respectés par tout le monde.

  • Faites attention quand vous imprimez des documents : 
    • n’imprimez que les documents que vous avez réellement besoin en version papier. 
    • reprenez immédiatement votre impression de l’imprimante. Chaque soir les feuilles non-recueillies seront détruites par un responsable. 
    • rangez vos impressions en sécurité et ne laissez pas trainer des feuilles confidentielles. 
    • utilisez les destructeurs de papier et les containeurs (qui peuvent contenir des informations confidentielles) pour vos impressions que vous ne souhaitez plus conserver et qui ont un caractère confidentiel. 
  • Ne conservez vos documents pas plus longtemps que nécessaire.
    A l’exception des délais légaux pour des documents officiels, la majorité des documents ne doit pas être conservée pendant 5 ans. 
  • Fermez toujours les bureaux et armoires qui sont prévu d’un verrouillage. 
  • Avec notre politique interne d’accès, chaque collaborateur a uniquement accès aux informations qui sont nécessaires pour effectuer son travail. Suivez notre procédure d’accès si vous avez besoin d’accéder à d’autres informations. 
  • Suivez rigoureusement la politique Bel&Bo concernant les mots de passe : 
    • un mot de passe est strictement personnel et ne peut être transmis à des collègues, famille, amis ou tiers. 
    • ayez l’attitude de modifier votre mot de passe en temps et en heure, en tous les cas obligatoirement tous les 6 mois. 
    • le mot de passe doit se composer d’au moins 8 et maximum 24 caractères et doit contenir au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre. 
    • choisissez soigneusement votre mot de passe, faites en sorte qu’il n’est pas facilement associable à votre nom, adresse, date de naissance, …. 
    • ne notez nulle part votre mot de passe, ni sur papier et ni sous forme électronique mais retenez le simplement. 
    • n’acceptez pour aucune application l’option de retenir votre mot de passe automatiquement. 
    • si vous avez un soupçon d’abus, modifiez immédiatement votre mot de passe et avertissez-en le service informatique.
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